Existen numerosas técnicas para recopilar información del cliente y poder crear la aplicaciones que necesita
Algunas de esas técnicas son:
- Entrevista
- Workshop
- Focus Groups
- Observación Participante
- Perspective-Based Reading
- Brainstorming
- Prototipo
- Metodo KJ
- MindMaps
- Checklist
- JAD/ JRP
- ...
El proceso para capturar requisitos mediante una entrevista con el cliente y usuario, debería dividirse en 4 fases: Identificar los candidatos a ser entrevistados, preparar la entrevista, entrevistar, y hacer seguimiento.
Identificar los candidatos a ser entrevistados
En esta parte, se debe analizar que personas son las que quieren que se desarrolle la aplicación (cliente) y quiénes son los que lo van a usar (usuario). Es importante descubrir, si entrevistamos a la persona adecuada o si necesitaríamos hablar con mas personas, ya que por ejemplo un mal entendimiento entre los mismos clientes, y una mala "exposición" de su representante, puede condicionar el progreso del desarrollo. Al principio, no es necesario/posible conocer a cada uno de los entrevistados, pero durante el trascurso de la entrevista se puede averiguar si hace falta entrevistar a más personas.
Preparar la entrevista
Las principales actividades son la organización de la entrevista con las personas a entrevistar y la preparación de la lista inicial de preguntas. Para ello:
- Planificar con tiempo suficiente para que los entrevistados puedan prepararse
- Entregue al entrevistado toda la información que necesite saber: preguntas, glosario de términos, documentos legales...
- Acordar objetivos y duración de la reunión. Calcular cuánto tiempo dedicar a cada tema
- Realizar un listado con posibles preguntas. Aunque durante la entrevista surgirán mas y se descartaran otras, dependiendo de las respuestas obtenidas.
- Indicar la conveniencia de evitar distracciones externas (moviles...)
- Si la entrevista desea ser gravada (audio o video), debe ser con el consentimiento del entrevistado
Entrevistar
Para realizar la entrevista, hay que "utilizar el sentido común" (respeto, educación, paciencia...), para conseguir que tanto el cliente como el usuario se sientan cómodos.
Antes de comenzar, preparar todo el material necesario para recopilar la información: papel y boli, grabadora... Pasos a seguir:
- Presentarse
- Revisar los objetivos de la entrevista y la planificación de la misma
- Comenzar con la entrevista. Además de utilizar las preguntas, también podemos usar otras técnicas, que nos ayuden en el desarrollo de la entrevista como: Brainstorming, Concept Mapping, Sketches y Storyboards, Casos de Uso, Cuestionarios y Checklists
- Ser un oyente activo, mirando al entrevistado cuando hable, tomando notas durante toda la reunión. Realizar un resumen durante la entrevista, no solo al final.
- Ser consciente que no tiene los mismo conocimientos técnicos que nosotros, por lo que hay que intentar expresarse en un "lenguaje que el entienda", explicándole todos los términos importantes para un entendimiento.
- Si el entrevistado se pierde divaga en un tema, intentar reconducir la entrevista.
- Tener en cuenta la comunicación no verbal, para saber si el entrevistado esta cómodo, receptivo, cansado... Hacer una pausa o cambiar de tema puede ayudar con el transcurso de la entrevista.
Durante toda la entrevista, es importante mantenerla "bajo control", para saber si estamos recopilando la información necesaria, si nos dejamos algo, o cómo vamos de tiempo. Nosotros somos quien debemos encaminar la entrevista, realizando nuevas preguntas para obtener toda la información necesaria.
- Terminar la entrevista
En unos 5 minutos, resumir la entrevista y explicar lo que se ha conseguido, lo que se va a hacer a continuación y contestar las preguntas del entrevistado. Es importante no salir de la entrevista con dudas.
- Agradezca al entrevistado por su tiempo y por el esfuerzo.
Actividades de seguimiento.
Realizar todas las actividades necesarias (resúmenes, identificar ambigüedades...), para que la información sea completa. Enviar un informe de la entrevista al cliente, que incluya las cifras o estadísticas recopiladas, para que sea confirmado.
