Técnicas Elicitación: MÉTODO KJ

El método KJ fue desarrollado por (Kawakita 1975) para soportar grupos de stakeholders en el desarrollo de nuevas ideas. En ingeniería de requisitos, el método KJ es usado para elicitar requisitos y fuentes de requisitos de cada participante de un grupo al mismo tiempo. Cuando se aplica el método KJ cada participante tiene la posibilidad de escribir sus ideas independientemente de otros participantes

PREPARACIÓN

•  El objetivo de la elicitación debería definirse claramente y sin ambigüedades.
• Tablero de etiquetas para su visualización. Deberemos de posees un tablón de etiquetas donde poder pincharlas.
• Proporcionar un espacio adecuado para la actividad. La sala debería de ser lo suficientemente larga para albergar a todos los participantes y que estos tengan perfecta visualización de los tableros de etiquetas.
• Determinar e invitar a los participantes. La selección de los participantes será informada sobre el objetivo de la elicitación, el tiempo de duración será entre 30-60 min.
• Proveer bolígrafos. Todo lo necesario para la realización del método KJ debe ser provisto.
• Reglas una idea por tarjeta. Deberemos indicar que solamente se podrá escribir una idea en cada tarjeta.
• Determinar un moderador. Deberemos de determinar un moderador que se encargue de gestionar el proceso, pudiendo escribir sus propias ideas en sus tarjetas.

EJECUCIÓN

La sesión de elicitación se divide en cinco fases: Introducción, interrogación, presentación, explicación y agrupación.

INTRODUCCIÓN

Explicación del objetivo. El objetivo de la sesión de elicitación es adicionalmente escrito en una tarjeta más larga y pinchado en la parte superior del tablero de etiquetas para que sea visible por todos los participantes.

ESCRIBIENDO LA TARJETA

Etiquetado de las tarjetas. Después de la introducción se distribuyen los bolígrafos y tarjetas a los  participantes de tal forma que todos ellos posean el mismo número de tarjetas. Los participantes contaran con un tiempo limitado para escribir sus ideas, este tiempo deberá ser suficiente con 10 min.

PRESENTACIÓN Y EXPLICACIÓN

El moderador recoge las tarjetas de los participantes las lee en voz alto y las pincha en el tablero de etiquetas, esta presentación permite a los participantes poder leerlas ellos mismos.

• Numerar las tarjetas. Las tarjetas son numeradas secuencialmente, de tal forma que se pueda hacer referencia a ella usando este número.
• Clarificar el significado de cada tarjeta. Después de pincharla y leerla los participantes pueden pedir una aclaracion para que no haya ambigüedades.

AGRUPACIÓN.

• Clasificar tarjetas por tema. Para facilitar esta clasificación sería recomendable preparar columnas numeradas dedicadas a cada tema.
• Dobles o tarjetas similares. Las tarjetas que se repitan, no deben de ser desechadas, el que haya tarjetas con la misma idea, marca el grado de importancia que tiene esa idea.
• Tarjetas relacionadas en más de una columna. Estas tarjetas serán copiadas y puestas en todas las columnas relacionadas, poniéndoles un indicativo que las identifique.
• Nombrar las columnas. Una vez que todas las tarjetas han sido organizadas, se identificará la columna poniéndole un nombre en la parte superior de esta.
• Correlación entre las tarjetas y los grupos. Debe de haber una correlación entre el contenido de cada tarjeta y el tema del grupo.
• Organización de las tarjetas. En esta última fase se organizan todas las tarjetas.

SEGUIMIENTO

Después de que todas las tarjetas han sido colocadas en el tablón, se deberá documentar de una manera apropiada. Una simple manera de hacerlos es coger fotos del tablón.

La numeración que se les dio a las tarjetas en un inicio es muy importante para hacer un correcto seguimiento de los requisitos.

Por último sería muy importante definir el proceso para actuar en los grupos por ejemplo señalando los 5 grupos con mayor nivel de importancia.

BENEFICIOS DE LA ELICITACIÓN DE REQUISITOS.

El método KJ es adecuado para obtener fuentes de requisitos desconocidas. Generalmente es muy adecuado para elicitar requisitos existentes.

El método KJ no es especialmente bueno para desarrollar nuevos e innovadores requisitos, sin embargo una combinación entre el método KJ y la tormenta de ideas si puede dar lugar a esos nuevos e innovadores requisitos. El participante puede pinchar directamente la tarjeta en el tablón sin esperarse a que todos los participantes hayan terminado de escribir, de esta manera se puede llevar a cabo el brainstorming.

ESFUERZO.

Muy bajo.

FACTORES CRÍTICOS.

Limpieza en la definición del objetivo. Similar a otras técnicas, el objetivo deberá estar claro y todos los participantes deberán de conocerlo así como el desarrollo de este método.

Tamaño del grupo. El tamaño del grupo puede ser un factor crítico por eso se estima que debe de ser de entre 8-10 stakeholders.

Reducir el esfuerzo en grupos grandes. Se puede dar la circunstancia de que sea necesario emplear a mas stakeholders, en este caso se harán diferentes grupos y se repartirán las tarjetas por subgrupos donde estos podrán escribirlas y proponerlas pero siempre a nivel de subgrupo.

Técnicas Elicitación: Focus Group

Focus Group

Los stakeholders se centran en un tema para identificar los requisitos. Los focus groups pueden ser de tipo: exploratorio, donde se elicitan nuevos requisitos; comparativo donde elicitan requisitos basados en una vieja versión o en algún competido; y  de "priorización", para priorizar los requisitos existentes y identificar requisitos perdidos.

Preparación 

Se debe identificar un objetivo claro y elegir bien los participantes de acuerdo al objetivo que deben ser invitados con la antelación suficiente facilitándole la agenda el objetivo, etc. Se deben invitar entre 3 y 10 participantes. También existe la figura del moderador y del anotador. Es importante que el anotador tome nota sobre las discusiones.

Ejecución 

Al principio se explica la agenda y el objetivo de la reunión y se da la opción a los participantes la opción de hacer una pregunta inicial. Se inicia con una pregunta general y cada participante da su opinión. Durante el transcurso de la reunión puede volverse demasiado “caliente” o demasiado “floja” y ambas deben ser tratadas por el moderador.

Seguimiento 

Se revisan las anotaciones y se detectan temas abiertos o contradicciones. Estas anotaciones deben estar disponibles para todos los participantes.

  

Beneficios 

Durante la sesión las fuentes de requisitos son básicamente el objetivo en que se centra la reunión pero se pueden descubrir nuevas fuentes. Esta técnica no es buena para identificar nuevas fuentes de requisitos son buenas para educir requisitos existentes sin embargo no es su principal objetivo. El objetivo principal es encontrar nuevos e innovadores requisitos.

Esfuerzo 

El esfuerzo de prepararlo es medio bajo dependiendo del número de invitados. El mayor esfuerzo es preparar el material para el grupo e identificar a los stakeholders. En general el esfuerzo es medio y si son necesarias varias sesiones alto. La duración suele ser menor que la del workshop.

Puntos críticos 

Elegir bien a los participantes que tengan experiencia y estén motivados e interesados. El moderador debe tener experiencia en la guía de grupos y debe favorecer a los menos dominantes para que expresen sus ideas frente a los más dominantes. Los participantes deben sentirse cómodos durante la sesión.

Técnicas Elicitación: Workshop

Hoy veremos otras técnica para la educción de requisitos en el desarrollo de software.
Estas técnicas, como las que publicares los próximos días, están extraídas del libro "Requirements Engieering. K.Pohl".

Workshop

En un workshop un grupo de stakeholders desarrollan requisitos para el sistema. A diferencia de las entrevistas, los requisitos no están recogidos de los participantes de forma individual sino que es el resultado del trabajo en grupo.

Preparación

Hay que establecer un objetivo que debe tener una definición concreta de los requisitos que deben ser desarrollados.

Se debe definir un plan de trabajo con la que alcanzar el objetivo. Se puede utilizar técnicas como Brainstorming, método kj, trabajo en subgrupos, etc. Este plan debe ser reflejado en una agenda.

Se deben seleccionar entre 5 y 15 stakeholders que puedan aportar al objetivo del Workshop. Estos deben ser avisados con tiempo suficiente (entre 4 y 6 semanas) y se les debe informar del objetivo a desarrollar y es recomendable comunicarles el estado del desarrollo.

Se debe elegir una habitación donde se desarrolle suficientemente grande y que fomente el trabajo en grupo (mesas en forma de “U” u “O”) y si se dividen en subgrupos se debe disponer de salas adicionales para que los grupos no se molesten. Hay que evitar las interrupciones (llamadas de móviles…) y las salas deben estar equipadas con todo el material audiovisual necesario (cañones, pizarras, impresoras, etc)

Existe una figura de moderador que dirigirá el workshop. El moderado debe detectar conflictos entre los paricipantes y resolverlos. Además debe asegurarse que lo que se está haciendo contribuye con el objetivo del workshop. Los conflictos deben ser considerados pues pueden llevar a desarrollar nuevas ideas y soluciones. Si es necesario se elegirá un moderador externo que sea imparcial con los participantes y el objetivo. El moderador debe ser reconocido como una autoridad por todos los participantes. Este debe ser neutral por lo que no puede participar en las discusiones.

Es recomendable invitar a un “anotador” externo que sea imparcial con las notas que toma.

Ejecución

Durante la apertura el moderador expondrá el objetivo del workshop, los resultados experados y la agenda de trabajo. Después se explican brevemente las técnicas que se van a utilizar. También se definen unas reglas de conversación que el moderador debe hacer cumplir durante el workshop y estas deberían exponerse durante el transcurso del workshop.

  

El moderador debe hacer cumplir la agenda e informar si se está fuera de hora. Todos los resultados relevantes deben ser anotados durante la sesión (Decisiones alternativas, Elecciones alternativas, decisiones razonadas, la persona responsable de la decisión).

Durante el workshop se quedan temas abiertos, al final del workshop se deben retomar y decidir cómo se van a tratar en un futuro. También es recomendable analizar cómo se ha desarrollado el workshop. Los participantes tendrán la oportunidad de dar su opinión sobre lo que ha ido bien y mal. Y hay que dar las gracias a los participantes.

Seguimiento

Se debe trabajar sobre los temas abiertos y las contradicciones deben ser identificadas y resueltas con las anotaciones hechas. Las anotaciones deben de ser aprobadas por todos los participantes y en caso de error se deben modificar.

Beneficios

Un brainstorming puede ayudar a identificar las fuentes de requisitos. Se puede utilizar la técnica de objetivo y escenario iterativo para ello el grupo se divide en subgrupos (3 a 5 participantes) y se le asigna un conjunto de objetivos y sobre ellos cada grupo añade escenarios y objetivos. La asignación de objetivos pueden ser para todos los subgrupos el mismo conjunto, que cada subgrupo llegará a conclusiones diferentes y esto enriquece los resultados, pero se necesita más tiempo, o se pueden asignar distintos objetivos a distintos

grupos, se pierde la riqueza pero se gana en tiempo. Después de los grupos se exponen las conclusiones con el resto.

La técnica de workshop es buena para el desarrollo de nuevas e innovadoras ideas.

Por la gran cantidad de recursos necesarios esta técnica tiene un coste alto o muy alto.

Factores de riesgo

Hay que elegir un buen moderador que sepa llevar la reunión y que controle que todos expresan sus ideas cuidando de que los más dominantes no impongan sus ideas a los menos dominantes. Hay que elegir a los participantes correctos y que estén motivados y que la localización donde se ejecuta esté libre de interrupciones.