Técnicas Elicitación: Workshop

Hoy veremos otras técnica para la educción de requisitos en el desarrollo de software.
Estas técnicas, como las que publicares los próximos días, están extraídas del libro "Requirements Engieering. K.Pohl".

Workshop

En un workshop un grupo de stakeholders desarrollan requisitos para el sistema. A diferencia de las entrevistas, los requisitos no están recogidos de los participantes de forma individual sino que es el resultado del trabajo en grupo.

Preparación

Hay que establecer un objetivo que debe tener una definición concreta de los requisitos que deben ser desarrollados.

Se debe definir un plan de trabajo con la que alcanzar el objetivo. Se puede utilizar técnicas como Brainstorming, método kj, trabajo en subgrupos, etc. Este plan debe ser reflejado en una agenda.

Se deben seleccionar entre 5 y 15 stakeholders que puedan aportar al objetivo del Workshop. Estos deben ser avisados con tiempo suficiente (entre 4 y 6 semanas) y se les debe informar del objetivo a desarrollar y es recomendable comunicarles el estado del desarrollo.

Se debe elegir una habitación donde se desarrolle suficientemente grande y que fomente el trabajo en grupo (mesas en forma de “U” u “O”) y si se dividen en subgrupos se debe disponer de salas adicionales para que los grupos no se molesten. Hay que evitar las interrupciones (llamadas de móviles…) y las salas deben estar equipadas con todo el material audiovisual necesario (cañones, pizarras, impresoras, etc)

Existe una figura de moderador que dirigirá el workshop. El moderado debe detectar conflictos entre los paricipantes y resolverlos. Además debe asegurarse que lo que se está haciendo contribuye con el objetivo del workshop. Los conflictos deben ser considerados pues pueden llevar a desarrollar nuevas ideas y soluciones. Si es necesario se elegirá un moderador externo que sea imparcial con los participantes y el objetivo. El moderador debe ser reconocido como una autoridad por todos los participantes. Este debe ser neutral por lo que no puede participar en las discusiones.

Es recomendable invitar a un “anotador” externo que sea imparcial con las notas que toma.

Ejecución

Durante la apertura el moderador expondrá el objetivo del workshop, los resultados experados y la agenda de trabajo. Después se explican brevemente las técnicas que se van a utilizar. También se definen unas reglas de conversación que el moderador debe hacer cumplir durante el workshop y estas deberían exponerse durante el transcurso del workshop.

  

El moderador debe hacer cumplir la agenda e informar si se está fuera de hora. Todos los resultados relevantes deben ser anotados durante la sesión (Decisiones alternativas, Elecciones alternativas, decisiones razonadas, la persona responsable de la decisión).

Durante el workshop se quedan temas abiertos, al final del workshop se deben retomar y decidir cómo se van a tratar en un futuro. También es recomendable analizar cómo se ha desarrollado el workshop. Los participantes tendrán la oportunidad de dar su opinión sobre lo que ha ido bien y mal. Y hay que dar las gracias a los participantes.

Seguimiento

Se debe trabajar sobre los temas abiertos y las contradicciones deben ser identificadas y resueltas con las anotaciones hechas. Las anotaciones deben de ser aprobadas por todos los participantes y en caso de error se deben modificar.

Beneficios

Un brainstorming puede ayudar a identificar las fuentes de requisitos. Se puede utilizar la técnica de objetivo y escenario iterativo para ello el grupo se divide en subgrupos (3 a 5 participantes) y se le asigna un conjunto de objetivos y sobre ellos cada grupo añade escenarios y objetivos. La asignación de objetivos pueden ser para todos los subgrupos el mismo conjunto, que cada subgrupo llegará a conclusiones diferentes y esto enriquece los resultados, pero se necesita más tiempo, o se pueden asignar distintos objetivos a distintos

grupos, se pierde la riqueza pero se gana en tiempo. Después de los grupos se exponen las conclusiones con el resto.

La técnica de workshop es buena para el desarrollo de nuevas e innovadoras ideas.

Por la gran cantidad de recursos necesarios esta técnica tiene un coste alto o muy alto.

Factores de riesgo

Hay que elegir un buen moderador que sepa llevar la reunión y que controle que todos expresan sus ideas cuidando de que los más dominantes no impongan sus ideas a los menos dominantes. Hay que elegir a los participantes correctos y que estén motivados y que la localización donde se ejecuta esté libre de interrupciones.